« Pour moi, c'est un sport : extraire le maximum de notre capacité », dit-il. « Je teste constamment les moniteurs, j'analyse les propositions de prix, puis j'y ajoute ma propre vision. C'est ce qui nous garde alertes. »

C'est cette approche pratique et axée sur les données qui a permis à Estivotravel, un opérateur de glamping, de passer de quelques emplacements en Italie en 2019 à plus de 425 unités de luxe réparties sur 16 campings en Europe. Et ce n'est pas fini. Le modèle est simple : Estivotravel est propriétaire des hébergements, des mobil-homes et tentes safari haut de gamme, et loue les parcelles à des campings locaux. Plus le nombre de nuitées vendues est élevé, plus tout le monde y gagne.

Leurs clients sont principalement des familles allemandes et néerlandaises qui reviennent année après année. Pour répondre à cette demande, Estivotravel investit dans la qualité : des agencements généreux, des matelas confortables, des cuisines entièrement équipées, des vérandas couvertes spacieuses et le Wi-Fi privé. « La qualité et le confort doivent rappeler la maison : pas de chaises en plastique bas de gamme, mais des fauteuils inclinables de luxe avec des coussins confortables », précise Marcel.

Nous avons discuté avec Marcel pour comprendre comment il concilie croissance et taux d'occupation, pourquoi la flexibilité est le facteur décisif dans le choix d'un PMS, et comment Estivotravel se développe sans équipe IT.

Le défi

Cette exigence de qualité a permis à Estivotravel d'atteindre un taux d'occupation de près de 100 % en haute saison. Seules les annulations de dernière minute laissaient parfois un logement vide, mais la pression ne cessait de croître.

« Nous optimisions nos plannings à la main, ce qui prenait un temps fou », explique Marcel. « Aux Pays-Bas, les destinations fonctionnent généralement avec des forfaits week-end et milieu de semaine. Ça ne nous convient pas. Si j'ai dix nuits disponibles en Toscane en juillet, je veux vendre uniquement dix nuits. Pas sept nuits avec un reliquat de trois. Personne ne va faire la route depuis l'Allemagne pour seulement trois nuits. »

La croissance a accentué cette pression. Pendant la pandémie de COVID-19, Estivotravel a ouvert des sites au Luxembourg et aux Pays-Bas pour servir ses clients néerlandais et allemands. Au même moment, leur ancien fournisseur annonçait la fin de ses services. Le compte à rebours était lancé.

« Nous n'avons pas de service informatique », rappelle Marcel. « Chaque jour perdu lors d'une migration est un jour de vente en moins. Nous avions besoin d'un logiciel capable de suivre notre rythme. »

Marcel Janssen, Directeur, Estivotravel

Pourquoi Maxxton ?

Après avoir évalué plusieurs fournisseurs, Estivotravel a choisi Maxxton pour sa flexibilité et sa scalabilité.

« La flexibilité était le critère le plus important », explique Marcel. « Avec Maxxton, nous pouvons définir nos règles de ventes comme nous le voulons, et non comme le système nous l'impose. Aujourd'hui, ajouter un nouveau site nous prend une heure, alors qu'avec notre ancien fournisseur, c'était beaucoup plus long. »

Pour Estivotravel, cette flexibilité se traduit par des avantages très concrets :

• Les règles de ventes permettent à Estivotravel de définir des séjours minimums, des horizons de réservation et des règles pour les "trous" dans le planning, afin de coller à leur stratégie.
• La réallocation intelligente et la tarification dynamique utilisent l'IA pour ajuster la disponibilité et les prix, maintenant ainsi un taux d'occupation élevé.
• La scalabilité signifie que l'ajout d'un nouveau camping ou d'un ensemble de règles de ventes prend désormais une heure au lieu de plusieurs jours.
• Le Notification Manager automatise la communication multilingue avec les clients grâce à des déclencheurs simples, ce qui réduit les erreurs et fait gagner du temps au personnel.

Cette nouvelle organisation soutient également leur expansion rapide. En une seule année, Estivotravel a ajouté 112 nouveaux hébergements, un rythme qui n'est possible qu'avec un système qui peut évoluer à la même vitesse.

La solution

Estivotravel a migré plus d'un millier de réservations actives vers Maxxton, bien plus que les 700 initialement prévues, et a lancé un nouveau site web intégré au moteur de réservation Maxxton. Ce changement était nécessaire car leur ancien site était lié à leur précédent PMS. Changer de système impliquait donc de reconstruire entièrement un nouvel environnement de réservation.

« Je voulais m'assurer que nous ne perdions pas notre identité dans le processus », confie Marcel. « Cela signifiait de s'impliquer directement dans la migration, même si cela demandait beaucoup de temps. Le jeu en valait la chandelle. »

Une fois le système en place, Estivotravel a déployé Maxxton pour ses fonctions clés :

Gestionnaire de revenus

Marcel se décrit comme étant « axé sur les données ». Il utilise les moniteurs, les rapports et les scénarios pour tester ses stratégies de prix. Il n'a pas encore activé le pilote automatique complet, préférant combiner les suggestions du système avec son propre jugement. « Pour moi, c'est un sport : tirer le meilleur parti de notre capacité. J'aime tester différents moniteurs, observer les propositions de prix, puis ajuster le tout selon ma propre vision. C'est ce qui nous garde performants. »

Réallocation et réservation préférentielle

Les clients peuvent choisir leur emplacement favori, tandis que le moteur de réallocation continue d'optimiser le taux d'occupation. « Environ 25 % de nos réservations proviennent de clients réguliers », note Marcel. « Et la plupart d'entre eux choisissent un emplacement préférentiel. Pour nous, cette fonctionnalité est essentielle à la fidélisation. »

Facilité d'utilisation et formation

Sans équipe informatique, Estivotravel compte sur l'ergonomie et le support de Maxxton. « C'est pourquoi la facilité d'utilisation est si importante », déclare Marcel. « Notre équipe de vente, notre back-office et notre personnel opérationnel ont tous pu adopter le système rapidement. Ça leur facilite la vie. »

Pour soutenir sa croissance, Estivotravel développe même ses propres outils d'e-learning pour former les nouvelles recrues et le personnel de vente.

Notifications

Ce module automatise la communication avec les clients. « Il nous épargne une quantité énorme de travail manuel », dit Marcel. « Configurer des déclencheurs pour envoyer automatiquement des e-mails transactionnels en six langues nous donne une image plus professionnelle et libère du temps pour notre personnel. »

Résultats

Depuis le passage à Maxxton, Estivotravel a constaté des améliorations mesurables :

• Mise en ligne de nouveaux campings et hébergements en quelques heures, pas en jours.
• Règles de ventes et réallocation qui maintiennent un haut taux d’occupation, y compris hors haute saison.
• Les clients reçoivent des informations à jour en plusieurs langues, sans intervention manuelle du personnel.
• Estivotravel s'est étendu à plus de 425 unités sur 16 campings, avec d'autres projets de croissance.

Les réservations directes ont également augmenté, passant d'environ 60 % à 75 %, grâce au nouveau parcours de réservation en ligne et à une gestion plus stricte des canaux de distribution. Les clients fidèles restent le pilier de l'entreprise, avec trois réservations sur quatre provenant de familles qui reviennent.

Dans le cadre de son expansion, Estivotravel a également lancé un site web en polonais, avec du personnel parlant polonais, pour mieux servir un public en forte croissance sur ce marché.

Marcel résume : « Le taux d'occupation, c'est tout ce qui compte pour nous. Avec Maxxton, nous pouvons garder nos campings pleins, nous développer plus rapidement et offrir à nos clients le service qu'ils attendent. »

Perspectives

Marcel explore déjà de nouvelles pistes de croissance. Les types de tarifs flexibles, comme les réservations annulables à un prix plus élevé, ont attiré son attention lors d'un événement Maxxton. Il étudie également des offres de forfaits, comme des séjours cyclistes et des activités locales, avec des partenaires dont le stock peut être géré via Maxxton.

« Nous cherchons toujours à anticiper la prochaine étape », conclut-il. « Avec Maxxton, nous savons que le système ne sera jamais un frein. Cela nous donne la liberté de nous concentrer sur ce qui compte vraiment : maintenir un taux d'occupation élevé et des clients satisfaits. »