Approche de mise en œuvre

Pour qu'une solution ERP soit efficace, elle doit s'aligner parfaitement sur les processus et les objectifs de l'organisation. Un processus de mise en œuvre structuré est crucial. La première étape consiste à évaluer les processus métier pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins actuels et futurs tout en tirant parti des capacités du logiciel. Une fois cette évaluation terminée, un plan de mise en œuvre détaillé doit être établi en collaboration avec le fournisseur de logiciels, en précisant les étapes clés et les dates de livraison.

Un expert dédié doit être désigné pour superviser la mise en œuvre. Une communication transparente est essentielle, et l'utilisation d'un système de gestion des tickets (ex. Jira) garantit que toutes les parties restent informées tout au long du processus.

Équipe de mise en œuvre

Une mise en œuvre réussie nécessite une équipe pluridisciplinaire possédant une connaissance approfondie des processus de l'organisation. Cette équipe travaillera en étroite collaboration avec les spécialistes de l'implémentation du fournisseur de logiciels. Des réunions régulières entre les deux équipes assurent un alignement constant.

Le fournisseur de logiciels désigne un responsable d'implémentation qui agit en tant que principal interlocuteur tout au long du processus et après. D'autres spécialistes, tels que des experts en configuration, des spécialistes du front office, des consultants en processus financiers et du personnel technique, interviennent selon les besoins et en fonction du niveau de personnalisation requis.

Le processus commence par la phase de configuration, où les spécialistes des deux équipes collaborent étroitement. Une fois la configuration terminée, l'accent est mis sur les tests, la formation et la préparation opérationnelle.

Phase de conception

Une phase de conception bien structurée est essentielle pour garantir une mise en œuvre fluide. Ses principaux avantages incluent :

• Une évaluation approfondie des capacités du logiciel
• Une documentation des processus actuels (« IST ») et des processus requis (« SOLL ») pour réaliser une analyse des écarts
• L’identification et la documentation des éventuels développements logiciels critiques
• Une base solide pour l’implémentation, garantissant :
  • Une bonne compréhension du logiciel du fournisseur
  • Une connaissance claire des processus métier
  • Une collaboration bien établie entre les équipes
  • Une définition claire du périmètre et du plan de mise en œuvre

De plus, la phase de conception permet d'identifier les améliorations futures qui ne sont pas critiques pour le passage en production, telles que :

• L’intégration de nouveaux revendeurs
• Les solutions de gestion des revenus
• Les interfaces avec des outils marketing

Formation et accompagnement

La formation est essentielle pour une transition réussie. Le fournisseur de logiciels doit organiser des sessions de formation pour l'équipe de mise en œuvre et, si nécessaire, pour d'autres employés. Ces sessions doivent couvrir :

• L’utilisation des modules spécifiques
• L’exploitation du système après l’ajout de nouvelles fonctionnalités
• Les meilleures pratiques pour la gestion du système

La formation peut être dispensée sur site, chez le fournisseur ou en ligne. Il est important de garantir un accès continu aux ressources de formation et au support après la mise en production afin d’exploiter pleinement le potentiel du système.

Durée de mise en œuvre

La mise en œuvre d'un ERP est un processus nécessitant du temps, de la planification et une attention aux détails. Un délai minimum de six mois est recommandé pour assurer une transition bien coordonnée. En fonction de la complexité de l'organisation et des fonctionnalités requises, la mise en œuvre peut s’étendre jusqu'à 18 mois. La durée du processus dépend de :

• La taille de l'organisation et la complexité de ses opérations
• Les fonctionnalités nouvelles à développer
• L'intégration avec les systèmes internes et externes
• La disponibilité des ressources impliquées dans la mise en œuvre

Dix conseils clés pour une mise en œuvre réussie

1. Constituez une équipe d’implémentation composée d’experts connaissant parfaitement les processus métier de l'organisation.
2. Assurez-vous que ces personnes disposent de suffisamment de temps pour se consacrer à l'implémentation. Déléguez temporairement certaines de leurs tâches habituelles.
3. Effectuez un inventaire détaillé des processus métier actuels.
4. Évaluez le besoin de nouvelles fonctionnalités et intégrations.
5. Rassemblez en amont toutes les données de configuration pour structurer efficacement le système.
6. Concentrez-vous sur un aspect de l'implémentation à la fois pour garantir clarté et efficacité.
7. Consultez régulièrement le système de gestion des tickets (ex. Jira) pour éviter tout retard dans le traitement des actions nécessitant votre intervention.
8. Assistez aux réunions et appels de groupe autant que possible pour rester informé des évolutions.
9. Testez la configuration et les fonctionnalités avec des données réelles (ex. réservations) afin de détecter d’éventuelles anomalies avant le passage en production.
10. Prenez le temps nécessaire pour la mise en œuvre et définissez une date de mise en production réaliste après une évaluation approfondie de l’avancement du projet.

Conclusion

Une mise en œuvre bien planifiée d’un ERP minimise les perturbations et maximise l’efficacité. En impliquant les parties prenantes clés, en maintenant une communication claire et en s’appuyant sur l’expertise des spécialistes, les organisations peuvent réussir leur transition vers un nouveau système et favoriser l’excellence opérationnelle ainsi qu’une croissance durable.