Een ERP-implementatie is complex, vooral wanneer processen afgestemd moeten worden op een nieuw systeem. Nauwe samenwerking met de softwareleverancier is daarom essentieel. Met een ervaren team van consultants en implementatiemanagers hou je het proces strak in de hand en blijft alles op schema.

Implementatieaanpak

Een ERP-oplossing is pas effectief als deze aansluit op de processen en doelstellingen van de organisatie. Een gestructureerde aanpak is cruciaal. De eerste stap is het analyseren van de bedrijfsprocessen: sluiten ze aan op de huidige én toekomstige behoeften? Tegelijkertijd wordt gekeken hoe de software optimaal ingezet kan worden. Op basis van deze analyse wordt in samenwerking met de leverancier een gedetailleerd implementatieplan opgesteld, met duidelijke mijlpalen en opleverdata.

Een vaste projectverantwoordelijke bewaakt de voortgang. Transparante communicatie is essentieel, en een gestructureerd ticketsysteem (zoals Jira) zorgt ervoor dat alle betrokkenen continu op de hoogte blijven.

Implementatieteam

Een succesvolle implementatie vraagt om een multidisciplinair team met diepgaande kennis van de interne processen. Dit team werkt nauw samen met de implementatiespecialisten van de leverancier. Regelmatige overleggen zorgen voor continue afstemming.

De leverancier wijst een implementatiemanager aan als eerste aanspreekpunt, zowel tijdens als na de implementatie. Afhankelijk van de behoefte worden ook andere specialisten ingezet, zoals configuratie-experts, frontoffice-specialisten, consultants voor financiële processen en technische ondersteuning.

Het traject start met de configuratiefase, waarin beide teams intensief samenwerken. Daarna verschuift de focus naar testen, training en operationele voorbereiding.

Ontwerpfase

Een gestructureerde ontwerpfase vormt de basis voor een soepel implementatieproces. De voordelen van deze fase:

• Grondige beoordeling van de mogelijkheden van de software

• Documentatie van de huidige ('IST') en gewenste ('SOLL') processen als basis voor gap-analyse

• Identificatie van noodzakelijke softwareontwikkelingen

• Duidelijke basis voor implementatie, met:

  • Vertrouwdheid met de software

  • Inzicht in bedrijfsprocessen

  • Goede samenwerking tussen de teams

  • Heldere scope en planning

Daarnaast kunnen in deze fase toekomstige optimalisaties worden geïdentificeerd die niet cruciaal zijn voor de lancering, zoals:

• Nieuwe reseller-integraties

• Revenue management-tools

• Koppelingen met marketingsystemen

Training en ondersteuning

Training is onmisbaar voor een succesvolle overgang. De softwaresupplier moet trainingssessies organiseren voor het implementatieteam en, indien nodig, voor andere medewerkers. Deze sessies moeten ingaan op:

• Gebruik van specifieke modules

• Werking van het systeem na updates

• Best practices voor beheer en gebruik

Training kan plaatsvinden op locatie, bij de leverancier of online. Het is belangrijk dat er blijvende toegang is tot trainingsmateriaal en ondersteuning na implementatie om het potentieel van het systeem volledig te benutten.

Tijdlijn voor implementatie

De implementatie van een ERP-systeem vergt tijd, planning en aandacht voor detail. Een voorbereidingstijd van minimaal zes maanden is aan te raden. Afhankelijk van de complexiteit en gewenste functionaliteit kan het gehele traject tot 18 maanden duren. Factoren die dit beïnvloeden:

• Omvang en complexiteit van de organisatie

• Behoefte aan nieuwe functionaliteiten

• Integraties met interne en externe systemen

• Beschikbare capaciteit voor implementatietaken

Tien tips voor een succesvolle implementatie

1. Stel een deskundig implementatieteam samen met diepgaande kennis van de bedrijfsprocessen.

2. Zorg dat teamleden voldoende tijd hebben voor implementatietaken. Herverdeel indien mogelijk hun andere werkzaamheden.

3. Maak een grondige inventarisatie van de huidige bedrijfsprocessen.

4. Bepaal de behoefte aan nieuwe functionaliteiten en integraties.

5. Verzamel configuratiegegevens vooraf voor een gestructureerde systeeminrichting.

6. Richt u op één implementatieaspect tegelijk om overzicht en efficiëntie te behouden.

7. Controleer regelmatig het Jira-ticketsysteem op acties die uw input vereisen om vertraging te voorkomen.

8. Neem consequent deel aan vergaderingen en groepsgesprekken om op de hoogte te blijven.

9. Gebruik echte data (bijv. testboekingen) om systeemconfiguraties te valideren en mogelijke problemen vóór livegang te detecteren.

10. Stel een realistische livegangdatum vast op basis van een grondige beoordeling van de voortgang.

Conclusie