receptie Receptie

Receptiebeheer op één scherm, met het hele park erachter

Beheer aankomsten, reserveringen, vragen van gasten, activiteiten en betalingen. Met de receptiesoftware van Maxxton heeft je team direct toegang tot de informatie die nodig is om gasten te helpen en de dag op het park te beheren.

Boek een demo
Actief op 400+ locaties 13 landen 50.000+ accommodaties 1,5 miljoen reserveringen per jaar
Receptiedashboard met de aankomsten, check-ins, vertrekken en aanwezige gasten van vandaag, plus een lijst met extra's

Receptieteams die al met Maxxton werken

Libéma
RCN Vakantieparken
Molecaten
Siblu
De Krim Texel
Afgestemd

Ingericht per locatie

Verplichte velden, betalingsvoorwaarden en werkprocessen aan de receptie volgen hoe elk park echt werkt, niet één sjabloon voor de hele groep.

Compleet

De hele dag op één scherm.

Aankomsten, verzoeken van gasten, activiteiten, omzet in het park en de kasafsluiting. Geen check-intool met al het andere eraan vastgeplakt.

Geïntegreerd

In één gastdossier.

De receptie, de berichten die je team ontvangt en de berichten die je verstuurt, werken met dezelfde reservering. Alles wat aan de receptie gebeurt, wordt aan het gastdossier toegevoegd.

Het eerste wat je gasten zien. Het laatste waarin wordt geïnvesteerd

Zaterdag. De wisseldag is in volle gang en de receptie gebruikt vier verschillende systemen.

Zaterdag

  1. 09.40 uur Een gast vraagt om een late check-out. Het antwoord staat in een ander systeem.
  2. 11.15 uur Kapotte douche in 214. Opgeschreven op een blocnote bij de kassa.
  3. 13.00 uur De rij voor de slagboom reikt tot op de weg. De aankomsten zijn officieel nog niet begonnen.
  4. 16.30 uur Een gast checkt dit jaar voor de vierde keer in. Niemand bij de receptie weet het.
  5. 18.00 uur De openingstijden van het zwembad worden vandaag voor de veertigste keer uitgelegd.
  6. 19.20 uur De kanosessie is overboekt. In het notitieboek stond dat er ruimte was.
  7. 22.10 uur De kassa wordt twee keer geteld en er ontbreekt nog steeds 11 euro. Morgen uitzoeken.

Geen van deze problemen op zaterdag is de schuld van het team. Elk probleem laat zien waar de beperkingen van het platform uiteindelijk zichtbaar worden.

De receptiemodule toont de hele dag op één scherm. De gast die voor je team staat, komt binnen met de volledige geschiedenis al gekoppeld. Alles wat het team aan de receptie doet, komt in hetzelfde dossier terecht als dat waarmee de andere teams werken.

directions_carAankomst

Waarom gasten niet hoeven aan te schuiven voor de slagboom?

Vooraf geregistreerde voertuiggegevens openen de slagboom automatisch, zodat aankomsten niet met een file beginnen.

Aankomstenlijst met status, gastnaam, reserveringsnummer, openstaand bedrag, accommodatietype en aankomsttijd

deskDe receptie

De hele gast in beeld, nog voor die iets zegt

Reservering, gastprofiel, notities, betalingsstatus en verblijfsgeschiedenis op je scherm. Wijzig de boeking op het planbord terwijl de gast voor je staat, voeg toeristenbelasting of een extra toe en neem de betaling aan.

Planbord met accommodaties en boekingen per dag, met bezetting per accommodatietype

assignmentVerzoeken

Een verzoek bij de receptie wordt een werkorder, geen notitie

Wanneer een gast om een extra deken, reparatie of schoonmaak vraagt, maakt de receptie direct een werkorder aan. Die gaat naar schoonmaak of onderhoud, met de accommodatie, de gast en het tijdstip al gekoppeld.

Werkorderlijst met accommodatie, onderdeel, status, verantwoordelijke en meldingsdatum

point_of_saleOmzet op het park

De receptie is een verkooppunt, niet alleen een servicepunt

Meld gasten aan voor activiteiten op het park, lever de geboekte extra’s, verkoop producten en diensten van derden via de ingebouwde kassa. Elke transactie komt terecht in dezelfde grootboekstructuur waarop je administratie draait.

Kassa met productenraster links en de rekening van de gast rechts, met betaalopties contant, pin en op rekening

logoutVertrek

Sluit goed af en geef gasten een reden om terug te komen

Een geautomatiseerde check-out zorgt ervoor dat het vertrek soepel verloopt. Ging er iets mis tijdens het verblijf, dan kan je dat altijd goedmaken met extra loyaliteitspunten, een korting of een ander gebaar.

Reserveringsdetail met check-instatus, validatiestatus, accommodatie, verblijfsdata en klant

event_noteDe dag op het park

Houd zicht op wat er vandaag moet gebeuren

Bekijk de belangrijkste cijfers per dag en per locatie. Plan activiteiten, houd inschrijvingen en capaciteit bij en publiceer de openingstijden van faciliteiten rechtstreeks op je website.

Aan het einde van de dag helpt de geautomatiseerde kasafsluiting om transacties af te sluiten en verschillen zichtbaar te maken. Zo weet je team wat er is gebeurd en wat nog aandacht vraagt.

Activiteiten- en faciliteitenplanning per dag met inschrijvingen tegenover capaciteit

De test is of een seizoenskracht ermee kan werken

Receptieteams wisselen elk seizoen. Een platform dat receptiemedewerkers niet snel onder de knie krijgen, is een platform dat de receptie omzeilt.

“Daarom is gebruiksgemak zo belangrijk. Ons salesteam, de backoffice en onze operationele medewerkers konden het systeem allemaal snel gebruiken. Het maakt hun werk makkelijker.”

Marcel Janssen , mede-eigenaar en directeur, Estivotravel
Boek een demo

Vragen die receptieteams ons stellen

Vervangt dit onze bestaande apparatuur voor check-in of ons kassasysteem?

Nee. De receptiemodule staat in voor de processen achter de check-in en de kassaverwerking. Maxxton verwerkt de transacties en kan ze daarna doorzetten naar je financiële of boekhoudsystemen. Het koppelt met de betaalterminals en toegangsapparatuur die je al gebruikt, zodat bestaande slagbomen en toegangscontrole kunnen blijven.

Hoe lang duurt het om een seizoenskracht voor de receptie op te leiden?

Een middag voor de kern van het werk aan de receptie: check-in, check-out, reserveringen wijzigen en betalingen accepteren. Dat kan omdat alles op één scherm gebeurt in plaats van op meerdere systemen.

Kan elk park een eigen receptieproces hanteren?

Ja. Stel verplichte velden, betalingsvoorwaarden, beschikbaarheid van extra's, activiteitencapaciteit en openingstijden van faciliteiten per locatie in. Neem instellingen op groepsniveau over voor consistentie en pas ze aan waar een park daadwerkelijk afwijkt.

Wat gebeurt er met een verzoek van een gast bij de receptie?

Een verzoek van een gast dat in de receptiemodule wordt aangemaakt, wordt een werkorder met de accommodatie, de gast en het tijdstip gekoppeld. Via de schoonmaak- en onderhoudsmodule gaat de werkorder naar de desbetreffende teams. De status is vervolgens beschikbaar, zodat de receptie de gast kan informeren.

Wordt de dagkas automatisch afgestemd?

Ja. De geautomatiseerde dagelijkse kasafsluiting in de receptiemodule sluit de dag af en signaleert onmiddellijk als de kassa niet klopt, in plaats van te wachten tot het einde van de maand. Transactieoverzichten worden geëxporteerd naar het financiële management.

Hoe werkt dit met notificaties?

Notificaties staan voor automatische berichten, terwijl de gastenservicemodule inkomende communicatie afhandelt en je team in staat stelt zelf berichten te sturen. Alles komt terecht in hetzelfde reserveringsdossier, zodat gasten zich nooit hoeven te herhalen.

Kunnen we een hele groep in één keer inchecken?

Ja. Je team kan in één keer een groep reserveringen behandelen en een extra aan meerdere boekingen toevoegen, in plaats van elke reservering afzonderlijk bij te werken.

Bekijk hoe de receptie werkt op een drukke aankomstdag

Toon ons je drukste wisseldag. We laten zien hoe je team aankomsten verwerkt, aanvragen omzet in werkorders, het park runt en de kas afsluit in Maxxton.

Boek een demo Lees: Personalisatie begint voordat gasten boeken