Pour les équipes de ménage et de maintenance

Coordonnez le ménage et la maintenance entre chaque séjour

La propreté des hébergements, le bon fonctionnement des équipements et l’entretien du parc contribuent directement à la satisfaction des clients. Maxxton coordonne les interventions de ménage et de maintenance en les reliant aux réservations, aux demandes des clients et aux coûts associés. Vos équipes disposent ainsi d’un planning clair, savent quelles tâches effectuer, où et à quel moment, et peuvent en suivre l’avancement jusqu’à leur réalisation.

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Conçu pour les équipes sur le terrain iOS et Android Fonctionnement hors ligne Synchronisation automatique au retour de la connexion Comptes nominatifs et mots de passe à usage unique

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La plateforme des équipes opérationnelles chez les principaux exploitants européens

Tout commence avec le même planning

Fig. 1

Toutes les équipes partagent les mêmes informations

Le ménage, la maintenance, les équipes chargées des états des lieux et la réception s’appuient sur un suivi commun des tâches et des hébergements. Chacun dispose ainsi des informations à jour et synchronisées.

Fig. 2

Un planning actualisé en fonction des réservations

Les arrivées, les départs et les rotations enregistrés dans le système de réservation sont automatiquement pris en compte dans le planning du ménage et de la maintenance. Une modification de réservation entraîne ainsi une mise à jour du planning.

Fig. 3

Suivez les coûts de chaque intervention

Les coûts des matériaux, de la main-d’œuvre et des réparations sont enregistrés pour chaque intervention, puis imputés au bon destinataire, qu’il s’agisse du client, du propriétaire ou du budget d’entretien, sans double saisie.

Quand les informations circulent mal, les équipes perdent du temps

check Un client signale un pommeau de douche cassé à la réception. La maintenance l'apprend après que le client l'a déjà demandé deux fois. check Une unité est indiquée comme propre. Personne ne sait qu'elle ne l'est pas avant de se déplacer pour le vérifier. check Un responsable veut connaître le coût des réparations pour chaque site. Faute de données centralisées, il doit les rechercher dans plusieurs fichiers. check Un agent de ménage saisonnier commence lundi. Ses accès sont encore en cours de traitement mardi.

Le problème n'est pas chacun de ces éléments pris séparément. Le planning, le travail et le suivi sont souvent répartis entre différents outils.

Maxxton les relie afin que les mêmes informations accompagnent l'intervention, de son attribution à sa réalisation et, si nécessaire, à sa facturation.

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Des priorités claires pour chaque intervention

Les tâches sont attribuées en fonction du site, du degré d’urgence et des compétences requises. Le planning tient compte des arrivées, des départs et des rotations prévus afin que les équipes sachent quoi faire et dans quel ordre. Elles passent ainsi moins de temps à organiser leur travail et davantage à réaliser les interventions.

Les fonctionnalités incluent l’attribution automatique des tâches par secteur et par tournée, la gestion prioritaire des arrivées anticipées et des départs tardifs, ainsi qu’un planning partagé entre les équipes de ménage et de maintenance.

Des durées prédéfinies pour chaque type de tâche vous aident à estimer la charge de travail et à planifier les interventions. Le temps passé peut être suivi par tâche récurrente, par intervention ou par catégorie, avec une ventilation par tâche ou par collaborateur.

Lorsqu’un client réserve des add-ons, une tâche de préparation est automatiquement créée. Les équipes savent ainsi ce qu’elles doivent préparer avant l’arrivée des clients.

Découvrez comment le planning est généré arrow_outward

Tableau de planification avec les tâches de ménage et de linge attribuées aux collaborateurs pour chaque chalet

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Du signalement à la résolution, sans perte d’information

Lorsqu’un client signale un problème à la réception, la demande est transmise directement à l’équipe concernée. Les informations sur l’hébergement et le client sont déjà associées à la demande. Les équipes n’ont donc pas besoin de ressaisir les informations ni de reformuler le problème.

Les fonctionnalités comprennent l’enregistrement des problèmes, avec leur niveau de gravité et les justificatifs associés, l’attribution automatique à l’équipe compétente et le suivi partagé de leur traitement entre la réception et les équipes opérationnelles.

Depuis l’appli Opérations, les équipes peuvent également consigner les remarques, enregistrer les objets trouvés et créer des bons de travail pour les interventions complémentaires.

Découvrez comment les demandes commencent à la réception arrow_outward

Détails d’un bon de travail pour un problème signalé, associé au site, à l’hébergement et à la personne qui l’a signalé

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Suivez les interventions, leur avancement et leurs coûts

Retrouvez au même endroit les interventions en attente, les travaux confiés à des prestataires externes, les niveaux de stock et les états des lieux. Suivez l’activité des prestataires comme celle de vos propres équipes et appuyez-vous sur des listes de contrôle pour vérifier que chaque intervention a bien été réalisée.

Les fonctionnalités comprennent le suivi des interventions des prestataires, la gestion des seuils de stock et de matériaux, des listes de contrôle personnalisables pour les états des lieux annuels et la validation des interventions terminées. Les coûts des matériaux, de la main-d’œuvre et des travaux réalisés peuvent également être imputés automatiquement au compte du propriétaire, conformément au contrat.

Découvrez comment les coûts sont imputés aux propriétaires arrow_outward

Liste des bons de travail à côté des coûts de matériaux et de main-d’œuvre et du prix total d’un bon de travail

Ce qu’en disent les équipes opérationnelles

« L'application est intuitive. Après une courte introduction, les nouveaux collaborateurs peuvent rapidement commencer à travailler de façon autonome. »

Frank de Laat Directeur de parc, De Krim Texel

« Ce que j'apprécie vraiment, c'est la flexibilité : enregistrer les relevés de compteurs avec des photos, créer des bons de travail en déplacement lors de mes tournées dans le parc et ouvrir facilement la barrière. »

Steffanie Helsdingen Responsable de la réception et de l'administration, RCN

« Grâce à l'application, nous pouvons joindre rapidement les clients, ce qui génère souvent des retours très positifs. »

Evita de Brouwer Responsable du personnel, Safari Resort Beekse Bergen

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Questions fréquentes

Cela remplace-t-il notre système actuel de ménage et de maintenance ?

Oui. Pour la plupart des exploitants, Maxxton centralise la planification des interventions, les bons de travail, les états des lieux, le suivi des stocks et la gestion des coûts dans un même système, en lien avec les réservations. Si vous souhaitez conserver un logiciel spécialisé, Maxxton peut également échanger des données avec celui-ci.

Comment un problème signalé à la réception est-il transmis à l’équipe de maintenance ?

La réception enregistre le problème en l’associant à l’hébergement concerné et au dossier du client. Les informations sont ensuite transmises à l’équipe de maintenance sous la forme d’un bon de travail, sans ressaisie.

Le personnel saisonnier et externe peut-il l'utiliser sans longue configuration ?

Oui. Le personnel permanent utilise des comptes nominatifs basés sur les rôles. Les travailleurs saisonniers et externes peuvent utiliser des mots de passe à usage unique avec un accès limité dans le temps. L'appli Opérations est disponible en plusieurs langues, dont le polonais.

L'application fonctionne-t-elle sans réseau ?

Oui. Les listes de tâches et les réalisations, ainsi que les photos, sont stockées localement et synchronisées automatiquement lorsque la connexion revient.

Comment les coûts de maintenance sont-ils facturés aux propriétaires ou aux clients ?

Les matériaux, la main-d'œuvre et les réparations sont suivis pour chaque intervention et peuvent être imputés au client, au propriétaire ou au fonds d'entretien via le module de gestion des propriétaires.

Comment la planification reste-t-elle synchronisée avec les arrivées et les départs ?

Toutes les équipes partagent le même planning, accèdent aux mêmes informations et disposent d’un suivi clair des interventions réalisées. Chacun sait ainsi où en sont les opérations et ce qui reste à faire.